Jak propojit lidi s firemními projekty a zapálit v nich zájem o jejich řešení

Ano, chápu. Doba je hektická, konkurence tvrdá. Je potřeba se rychle posouvat vpřed. Není čas na dlouhé přemýšlení, analýzy a porady. Myšlenka je dobrá, tak pojďme do toho.

I tak mohou znít některé, bohužel příliš krátkozraké, důvody, proč přeskočit přípravnou fázi projektu a přejít rovnou k realizaci. Ale zpět na začátek. Jako vedoucí projektu máte cíl a zhruba víte, čeho chcete dosáhnout. Tuto myšlenku je třeba vzít a pořádně rozpracovat. Ideálně  pomocí několika krokového týmového brainstormingu, na jehož konci vznikne dokument, o který se můžete opřít při vysvětlování cílů, přínosů a výstupů z projektu ostatním lidem ve firmě, včetně vedení. Pozor, mějte vždy na paměti, že jde o kvalitu, nikoliv kvantitu. Pokud přemýšlíte nad velikostí základního brainstormingového týmu, věřte, že na tom až tak nezáleží. Opět jde především o kvalitu, v tomto případě o účelnost. Přizvěte lidi, kteří se budou projektu účastnit a mají potenciál zvýšit kvalitu zadání. Ať už z pozice vedoucích jednotlivých realizačních týmů, nebo konkrétních specialistů v daném oboru.

Pokud dobře vysvětlený účel projektu s jasně zdůrazněnými motivačními aspekty pro zúčastněné lidi představuje první složku úspěchu, tak druhou složkou je určitě kvalitní realizační tým, který dává projektu potřebnou stabilitu a důvěryhodnost.

Za ideální stav lze považovat situaci, kdy má vedoucí projektu možnost sám si vybrat svůj realizační tým, případně alespoň klíčové osoby, které tým bude obsahovat. 

V následujících čtyřech bodech se snažím popsat, proč je výhodné pracovat v týmu, co to vedoucímu a jednotlivým členům týmu přináší a jak je vhodné uvažovat o jeho složení.

Plánovací a prognostická část je asi tou nejtěžší součástí projektu. Jen málo autorů projektu zná již při jeho vzniku všechny potřebné vstupní parametry v takovém detailu, aby dokázaly popsat přesné nároky a průběh projektu včetně jeho finální výsledku.

Pokud tedy mají vedoucí projektů z něčeho obavy, tak je to právě tato část projektu a rozhodně jim není co závidět. Na druhou stranu, jak se říká, žádná kaše se nejí tak horká, jak se uvaří. Stačí zachovat klid, sundat si pomyslné růžové brýle a hlavně si vzít na pomoc parťáka s analytickým uvažováním.

Obecně totiž platí, že lidé (nevědomky) rádi navyšují očekávané zisky, podceňují ( nebo dokonce  přehlíží) možná rizika a nechají se ve svých odhadech snadno ovlivnit, což se ve finále propisuje do očekávaných nákladů.

Od první chvíle, kdy projekt spouštíte, až po jeho dokončení (případně ukončení) musí být ve firmě o jeho stavu dostatek informací. Nejde ani tak o nějaké pravidelné týdenní reporty, jako spíše o klíčové milníkové informace, které jsou ve firmě dostatečně viditelně prezentovány a zároveň jsou snadno dostupné v rámci vnitrofiremních komunikačních nástrojů. Navíc by tyto stavové reporty měly mít nějakou vizuálně zajímavou podobu, aby je lidé rádi četli.

Obecně se považuji za příznivce maximalizace online formy vnitrofiremní komunikace, ale v případě komunikace projektů jednoznačně hlasuji pro smíšenou formu. Tzn. ideálně šířit informace všemi dostupnými kanály. Od firemního online Intranetu přes klasické (offline) nástěnky na chodbách až po celofiremní (osobní) setkání.

V rámci komunikace projektů je potřeba předávat nejen informace o aktuálním stavu, ale i o nejbližších budoucích krocích. To vše samozřejmě zasazené do nějakého časového plánu.

Poslední rada není sice na první pohled úplně pozitivně laděná, ale má v sobě skrytou velkou stabilizační sílu, která vám ušetří velké množství vrásek na čele a ve finále vám pomůže zachovat si růstový potenciál.

Naučte se sledovat průběžný stav projektů a řádně vyhodnocovat, kdy je projekt ještě stále zdravý a kdy už naopak představuje pouze zátěž. Tato schopnost je klíčová pro udržení dobrého zdraví firmy. V opačném případě se obtěžkáte nedotaženými projekty, které vás budou postupně stahovat k zemi, až těch pomyslných “kotev” bude příliš mnoho.

Nebojte se tedy “zaříznout” projekt třeba již v samotném začátku, protože přesně od toho projektové záměry jsou. Cílem je totiž ověřit životaschopnost a smysluplnost myšlenky. Navíc pak nebudete muset horko těžko hledat člověka, který takový projekt bude tlačit dopředu, i když bude sám tušit, že je to “propadák” od samého začátku.