Upravit stránku

Veďte smysluplné porady, které posunou firmu i zaměstnance kupředu

Nedílnou součástí správného fungování organizace práce jsou v každé firmě porady. Škoda jen, že pro mnohé zaměstnance se jedná o „nutné zlo”, čímž dosahuje jejich efektivita spíše bodu mrazu. Přitom mohou být skvělým nástrojem pro uspořádání práce, ale i rozvoj samotných zaměstnanců a potažmo celé společnosti.  

Vytyčte základní body a cíle porady

A to vždy s dostatečným předstihem, ať se mohou pozvaní na jednání v klidu připravit. Všichni tak budou mít dostatek prostoru na přípravu podkladů a zároveň budou vědět, co všechno se od nich očekává. Současně budou mít účastníci prostor k prezentaci nápadů a vzájemné komunikaci. Vy navíc budete přesně vědět, pro koho má porada význam, a bez kterých zaměstnanců se neobjede. A současně budete mít alespoň částečnou představu, kolik vám zabere porada času. 

 

Pamatujte také na to, že u porad rozhodně nemusí platit, že čím častěji budou probíhat, tím lépe. Pravidelně se opakující porady lehce zabřednou do rutiny a vy se tak ocitnete v nudném a neproduktivním prostředí. Razení o ničem nemá význam. Pro nikoho. Nebojte se poradu zrušit a nahradit ji třeba nějakou teambuidingovou aktivitou. Výlet na kole nebo projížďka na inline bruslích dokáže s váznoucí komunikací udělat divy. 

Funkční pilíř porady?Moderátor!

Moderátor je tím, kdo musí za každých okolností zůstat neutrální, a to i ve vztahu k ostatním členům týmu. Zůstává nestranným, nehodnotí žádné přicházející podněty, nesděluje své vlastní názory a o ničem nerozhoduje. Soustředí se pouze na to, aby korigoval průběh porady a byl oporou pro zúčastněné. Současně podněcuje u všech aktivitu a poskytuje všem stejný prostor pro vyjádření. Svým přístupem zamezuje vzniku nepříjemných situací. Na závěr poradu ukončuje přehledným výstupem, který přijmou za svůj všichni členové porady.

 

Efektivní porady

Ve správný čas na správném místě

Každá porada by měla být časově ohraničena. Prvním krokem, bez kterého není radno do porady vkročit, je mít stanovenou časovou osu porady a někoho, kdo bude nastavenou časomíru hlídat. Pečlivě si připravte časový plán porady a jednotlivé tematické body, kterým vyhradíte určitý čas. 
Vzniklý plán je pak mocným pomocníkem, o kterého se můžete opřít. Pokud v průběhu porady zjistíte, že je potřeba ho upravit, tak je to udělejte. Pomatujte však, že na jakýchkoliv změnách se musíte vždy se všemi přítomnými vzájemně domluvit.
Stále ale platí, že čas byste měli mít pod kontrolou a zbytečně ho nelámat a posouvat jeho hranice. Důležitou roli v tom také hraje včasný příchod účastníků. Není nic horšího a demotivujícího, než když se prvních deset minut pomalu trousí jednotliví opozdilci. Stanovte taková pravidla, aby se toto stávalo opravdu výjimečně. A vy se tak hned zpočátku naladíte na příjemnou a ničím nerušenou atmosféru. 

Na počtuzáleží

Na poradě by vždycky měli být přítomní lidé, jejichž hlas a názor je nepostradatelný. Tedy ti, kteří jsou v dané tématice fundovaní a jejich účast má nejenom smysl, ale také přinese užitek. Samozřejmě víc hlav víc ví, ale v tomto případě to může být kontraproduktivní. A to v tom, že se budete točit v kruhu mnoha vyřčených názorů, které vás nikam nedovedou, a naopak v nich možná zabloudíte. 


Pamatujte také na to, že v rámci porady by měl mít dostatečný prostor každý z účastníků k tomu, aby mohl vyjádřit svůj názor. A moc dobře víme, že každá akce vyvolá reakci, takže je třeba počítat i s časem pro další připomínky a názory. V případě velkého počtu účastníků by se všechno mohlo protáhnout a vy byste se mohli velmi lehce a nechtěně ocitnout ve výše zmíněné časové tísni. 

Mějte vše černé na bílém

Každá porada s sebou něco přinese. Ať už se jedná o objevení něčeho nového a přelomového, vylepšení a posunutí konkrétních procesů, či nepatrné změny ve struktuře firmy, je třeba vše řádně zapsat. Ideálně by tohle všechno měl mít v tužce i na papíře zapisovatel. Ano, na poradě si zpravidla dělá každý své poznámky. Ale svým jazykem a ze svého úhlu pohledu. Jenom zápis nestranného zapisovatele je sepsán bez osobních nuancí a zabarvení. Zkrátka tak, jak má být. 
Zapisovatel dle domluvy rovnou zapisuje to, na čem se společně domluvíte. Nejen všechny úkoly, ale i to, co si kdo vezme na starost a bude na tom pracovat. V případě jakýchkoliv nejasností se pak stačí podívat do zápisu a víte, na čem jste. A v tom případě není prostor na žádné výmluvy. Protože to, co je psáno, je prostě dáno. Závěr zápisu by mělo tvořit celkové shrnutí výstupů z porady, které by vždy měl shrnout moderátor. 
Vidíte! K vedení porad, které budou smysluplné a budou vás posouvat kupředu, je zapotřebí dodržovat pár pravidel. Doporučuji je vždy uzpůsobit svému prostředí a zaměstnancům, kteří se porad účastní. A věřte, že díky tomu se vám podaří proměnit neoblíbenou povinnost v efektivní a významný komunikační nástroj.

Závěrem:co udělat pro efektní poradu?

  • Vždy si před začátkem porady vytyčte základní body a cíle. A pozvěte dostatečně dopředu všechny, kteří mají k tématu co říct, ať se mohou připravit. 
  • Poradu by měl vést neutrální moderátor, který bude pracovat s dynamikou skupiny a střežit výměnu názorů.
  • Mít pod kontrolou čas. Průběh porady rozdělte na konkrétní časové bloky a budete mít přehled. A aby vše odsýpalo přesně jako hodinky, pak je třeba, aby se o časomíru staral jeden zvolený člen porady.
  • Pozvěte jen ty zaměstnance, kteří mají k tématu co říct, jejich přítomnost má smysl a přinese užitek. 
  • Mít celkový zápis, který provede opět speciálně pověřená osoba. Jenom nestranný zapisovatel totiž vytvoří zápis bez osobní interpretace a zabarvení. 

Funguje teď vaše firma online?Tyhle tipy by se vám mohly hodit.

Jiří Lukáš

Jiří Lukáš

Produktový specialista

Jirka se zabývá informačními systémy celý svůj profesní život. V eBRÁNĚ se chvilku po svém nástupu ujal role produktového manažera eBRÁNA systému a vtiskl mu tak, společně s majitelem Martinem Semerádem, svou představu o jeho fungování. Poslední 4 roky se věnuje také konzultační činnosti v oblasti organizace práce a interní komunikace. Má rád horskou turistiku a otužování.

Nejste si jistí, že vaše PPC reklama vydělává tolik, kolik by měla? Neutrácejte zbytečně.PPC audit zdarma

Nahoru