Veďte smysluplné porady, které posunou firmu i zaměstnance kupředu

A to vždy s dostatečným předstihem, ať se mohou pozvaní na jednání v klidu připravit. Všichni tak budou mít dostatek prostoru na přípravu podkladů a zároveň budou vědět, co všechno se od nich očekává. Současně budou mít účastníci prostor k prezentaci nápadů a vzájemné komunikaci. Vy navíc budete přesně vědět, pro koho má porada význam, a bez kterých zaměstnanců se neobjede. A současně budete mít alespoň částečnou představu, kolik vám zabere porada času. 

 

Moderátor je tím, kdo musí za každých okolností zůstat neutrální, a to i ve vztahu k ostatním členům týmu. Zůstává nestranným, nehodnotí žádné přicházející podněty, nesděluje své vlastní názory a o ničem nerozhoduje. Soustředí se pouze na to, aby korigoval průběh porady a byl oporou pro zúčastněné. Současně podněcuje u všech aktivitu a poskytuje všem stejný prostor pro vyjádření. Svým přístupem zamezuje vzniku nepříjemných situací. Na závěr poradu ukončuje přehledným výstupem, který přijmou za svůj všichni členové porady.

 

Každá porada by měla být časově ohraničena. Prvním krokem, bez kterého není radno do porady vkročit, je mít stanovenou časovou osu porady a někoho, kdo bude nastavenou časomíru hlídat. Pečlivě si připravte časový plán porady a jednotlivé tematické body, kterým vyhradíte určitý čas. 
Vzniklý plán je pak mocným pomocníkem, o kterého se můžete opřít. Pokud v průběhu porady zjistíte, že je potřeba ho upravit, tak je to udělejte. Pomatujte však, že na jakýchkoliv změnách se musíte vždy se všemi přítomnými vzájemně domluvit.

Na poradě by vždycky měli být přítomní lidé, jejichž hlas a názor je nepostradatelný. Tedy ti, kteří jsou v dané tématice fundovaní a jejich účast má nejenom smysl, ale také přinese užitek. Samozřejmě víc hlav víc ví, ale v tomto případě to může být kontraproduktivní. A to v tom, že se budete točit v kruhu mnoha vyřčených názorů, které vás nikam nedovedou, a naopak v nich možná zabloudíte. 

Pamatujte také na to, že v rámci porady by měl mít dostatečný prostor každý z účastníků k tomu, aby mohl vyjádřit svůj názor. A moc dobře víme, že každá akce vyvolá reakci, takže je třeba počítat i s časem pro další připomínky a názory. V případě velkého počtu účastníků by se všechno mohlo protáhnout a vy byste se mohli velmi lehce a nechtěně ocitnout ve výše zmíněné časové tísni. 

Každá porada s sebou něco přinese. Ať už se jedná o objevení něčeho nového a přelomového, vylepšení a posunutí konkrétních procesů, či nepatrné změny ve struktuře firmy, je třeba vše řádně zapsat. Ideálně by tohle všechno měl mít v tužce i na papíře zapisovatel. Ano, na poradě si zpravidla dělá každý své poznámky. Ale svým jazykem a ze svého úhlu pohledu. Jenom zápis nestranného zapisovatele je sepsán bez osobních nuancí a zabarvení. Zkrátka tak, jak má být. 
Zapisovatel dle domluvy rovnou zapisuje to, na čem se společně domluvíte. Nejen všechny úkoly, ale i to, co si kdo vezme na starost a bude na tom pracovat. V případě jakýchkoliv nejasností se pak stačí podívat do zápisu a víte, na čem jste. A v tom případě není prostor na žádné výmluvy. Protože to, co je psáno, je prostě dáno. Závěr zápisu by mělo tvořit celkové shrnutí výstupů z porady, které by vždy měl shrnout moderátor.