Zajímá vás, jak nový zákon o whistleblowingu ovlivní váš podnik? V článku rozkrýváme klíčové aspekty tohoto zákona, včetně toho, na koho se vztahuje a jaké konkrétní povinnosti přináší firmám různých velikostí. Zjistěte, jaké termíny je potřeba dodržet a jaké sankce vás mohou potkat při nesplnění zákonných požadavků. Nezapomeňte, že rozhodnutí, jak se k nové regulaci postavíte, může mít dalekosáhlé důsledky pro vaše podnikání.
Jaké povinnosti přináší firmám zákon o whistleblowingu?
Whistleblowing, přeloženo jako „pískání na píšťalku”, jednoduše označuje upozornění na nekalé či protiprávní jednání na pracovišti. Jedná se o jakékoliv neetické chování, kterého je pracovník nebo jiná osoba s přímým zájmem v organizaci (dodavatelé, klienti) svědkem.
Ačkoli v mnoha společnostech existuje bezpečná atmosféra a podpora pro sdílení zpětné vazby, zákon o whistleblowingu tomu dodal na úplnosti. Rozhodnutí, zda budete tuto problematiku vnímat jen jako administrativní zátěž vycházející z evropských standardů, nebo ji využijete jako prostředek pro budování transparentnější a bezpečnější firmy, záleží na vás. Nicméně je důležité zajistit, že plníte všechny povinnosti, které novela zákona přináší.
Co je cílem navrženého zákona?
Zákon ošetřuje postup, jak podávat a posuzovat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a jak následně řešit daný podnět. To vše při striktní ochraně oznamovatelů (tzv. whistleblowerů). Samotný whistleblower se svým krokem vystavuje riziku nejen po profesní stránce, ale i v osobním životě. A právě strach z možné odvety je hlavním faktorem, který brání lidem v oznamování nekalých jednání. Oznamovateli může hrozit řada negativních důsledků včetně propuštění, přeřazení na jinou pozici, změny pracovní doby, snížení platu nebo jiných represivních opatření. Je tudíž klíčové zajistit ochranu whistleblowerů před těmito potenciálními hrozbami.
Na koho se přijatý zákon vztahuje a jaké jsou důležité termíny?
Zákon o ochraně oznamovatelů se ve svém návrhu vztahuje na všechny firmy nad 50 zaměstnanců a veřejné instituce (s výjimkou malých obcí).
- Společnosti nad 250 zaměstnanců: Pokud ve firmě zaměstnáváte 250 a víc lidí (počítáno ke dni 1. ledna každého roku), musíte mít interní whistleblowingový systém aktivní od 1. srpna tohoto roku, tedy od data, kdy nový zákon nabyl účinnosti.
- Společnosti od 50 do 249 zaměstnanců: V takových firmách máte delší lhůtu k zavedení interního oznamovacího systému – do 15. prosince 2023.
- Společnosti s méně než 50 zaměstnanci nemají zákonnou povinnost zavádět vnitřní oznamovací systém. Nicméně, i v těchto případech doporučujeme aktivně podporovat zdravou pracovní kulturu, která vytváří prostor pro konstruktivní zpětnou vazbu a otevřenou komunikaci mezi zaměstnanci.
Pokud se vás zákonná povinnost týká, doporučujeme systém whistleblowingu zavést včas a nečekat na poslední chvíli. Porušení povinností vás může vyjít draho, a to doslova.
Jaké zákonné povinnosti musíte splnit?
- Zavedení interního oznamovacího systému (whistleblowingové platformy) pro příjem a správu oznámení.
- Určení odpovědné osoby (řešitele oznámení).
- Vyhodnocování a prošetřování přijatých oznámení od whistleblowerů.
- Informování oznamovatele o přijetí oznámení a o výsledcích šetření ve stanovených lhůtách.
- Ochrana oznamovatelů před odvetnými opatřeními.
- Zajištění ostatních povinností, které nový zákon přináší.
Vnitřní oznamovací systém je nutností
Systém pro oznamování nepravostí (whistleblowingový systém) musí umožňovat různé formy oznámení, a to jak ústní, tak písemný způsob, včetně možnosti osobního oznámení. K tomu je třeba, aby firma implementovala komunikační cesty, jako jsou software, schránky, emailové adresy nebo telefonní linky, které umožní zaměstnancům, obchodním partnerům a dalším lidem podat oznámení buďto ústně, nebo písemně. Pokud již firma má svůj vlastní systém pro oznamování nepravostí, je nezbytné jej upravit tak, aby vyhovoval všem novým požadavkům stanoveným zákonem.
Kromě interních oznamovacích systémů ve firmách bude také pro zaměstnance připravený externí oznamovací systém od Ministerstva spravedlnosti. Tento systém bude dostupný pro všechny zaměstnance bez ohledu na to, zda jejich zaměstnavatel má vlastní whistleblowingový systém, nebo ne. Přestože mají zaměstnanci právo na využití tohoto externího systému, tímto způsobem nezaniká povinnost firmy zajistit jim plnou ochranu při podávání oznámení. S ohledem na tuto možnost je však na zaměstnavatelích, aby aktivně podporovali důvěru zaměstnanců v interní oznamovací systém a motivovali je, aby ho primárně využívali pro svá oznámení.
Určete odpovědnou osobu
Další novou povinností zaměstnavatelů bude vybrání vhodné fyzické osoby, která bude mít na starosti whistleblowingový systém. Tato zodpovědná osoba bude mít úkoly spojené s přijímáním a řešením oznámení, dodržováním zákonných lhůt při komunikaci s oznamovatelem, ochranou identity oznamovatele a také vedením povinné evidence oznámení.
Za případné pochybení při plnění těchto úkolů mohou zaměstnavatele postihovat sankce až do výše 100 000 Kč.
Zásadní zůstává ochrana oznamovatelů
Je nezbytné pečlivě střežit identitu oznamovatele. Rovněž není možné akceptovat, aby vůči němu byla uplatněna jakákoli odveta, ať už ve formě propuštění, snížení mzdy, nebo přeřazení na jinou pozici. Jinými slovy, sankcionování whistleblowerů je naprosto zakázáno.
Chráněni před odvetnými opatřeními jsou zejména:
- zaměstnanci,
- obchodní partneři zaměstnavatelů,
- OSVČ,
- stážisté,
- dobrovolníci,
- osoby, které oznamovateli pomohou protiprávní jednání oznámit nebo odhalit.
Porušení povinností může vyjít draho
Pokud firmy nedodrží včasné zavedení vnitřního oznamovacího systému, neurčí odpovědnou osobu nebo umožní, aby oznamovatelé (whistlebloweři) a ostatní chráněné osoby byli vystaveni odvetným opatřením, mohou čelit pokutě až do výše 1 milionu Kč.
Kontrolu dodržování nových povinností podle tohoto zákona bude provádět Ministerstvo spravedlnosti společně s inspektoráty práce.
Nevíte, jak whistleblowing zavést do firmy?Rádi vám pomůžeme
Andrea Semerádová
HR manažerka
Andrej se o oblast HR zajímá už od dob vysoké školy, kde byla péče o pracovníky i tématem její disertační práce. Smysl vidí v celostním rozvoji člověka tak, aby žádná z oblastí života neprosperovala na úkor jiné. Podporuje propojení zdravého životního stylu, psychohygieny a neustálého osobního rozvoje. ,,Pokud lidem jejich práce dává smysl a naplňuje je štěstím, dají se překonat veškeré překážky“.