Dobře napsaná pracovní náplň není jen byrokratický dokument. Je to základní nástroj řízení lidí, hodnocení výkonu a komunikace odpovědností. Každý zaměstnanec má díky ní jasno, co se od něj očekává, komu se zodpovídá a jak bude jeho práce hodnocena.
Jak sestavit pracovní náplň krok za krokem
Níže najdeš 10 kroků, podle kterých můžeš jednoduše vytvořit kvalitní pracovní náplň pro jakoukoli pozici — od administrativy až po obchodníka.
1. Hlavní účel pozice
Co to znamená
Tahle část stručně a jasně vystihuje, proč pozice existuje a jaký má přínos pro firmu. Je to „shrnutí smyslu“ role – mělo by se vejít do 3–5 vět.
💡 Piš odpovědi na otázky:
- Co má člověk na této pozici zajišťovat?
- Jaký je hlavní cíl jeho práce?
- Jaký dopad má jeho práce na firmu nebo zákazníka?
Příklad (Obchodník)
Obchodník zodpovídá za rozvoj prodeje ve svěřeném regionu, vyhledávání nových zákazníků a péči o stávající klienty. Cílem pozice je zajišťovat růst tržeb, udržovat dlouhodobé vztahy se zákazníky a přinášet zpětnou vazbu z trhu vedení společnosti.
2. Hlavní cíle pozice
Co to znamená
Tady se popisují konkrétní cíle, kterých má pozice dosahovat. Na rozdíl od účelu (proč pozice existuje) se cíle zaměřují na co má zaměstnanec dlouhodobě naplňovat – obvykle 4–6 vět nebo bodů.
Příklad (Obchodník)
- Zvyšovat obrat společnosti ve svěřeném regionu.
- Budovat a udržovat stabilní klientskou základnu.
- Aktivně vyhledávat nové obchodní příležitosti.
- Koordinovat proces objednávek s logistikou a skladem.
- Pravidelně reportovat výsledky obchodnímu řediteli.
Tip:
Používej sloveso v infinitivu – Zajistit, Udržovat, Koordinovat, Rozvíjet, Zvyšovat.
3. Klíčové odpovědnosti a náplň práce
Co to znamená
Tohle je jádro celé pracovní náplně. Popiš zde hlavní oblasti činnosti, do kterých spadají konkrétní úkoly. Rozděl je přehledně (např. 3–6 bloků) a v každém napiš body začínající aktivním slovesem.
Příklad (Obchodník)
-
Akvizice nových zákazníků
Vyhledává nové obchodní příležitosti.
Vede obchodní jednání a prezentace.
Připravuje a odesílá nabídky. -
Péče o stávající zákazníky
Udržuje pravidelný kontakt s klienty.
Řeší reklamace a zajišťuje spokojenost zákazníků. -
Administrativa a reporting
Eviduje obchodní případy v CRM systému.
Předává pravidelné přehledy vedení společnosti.
Tip:
Piš věcně, ne slohově. Začni každou větu slovesem:
„Zajišťuje…“, „Eviduje…“, „Komunikuje…“, „Připravuje…“, „Koordinuje…“.
„Zajišťuje…“, „Eviduje…“, „Komunikuje…“, „Připravuje…“, „Koordinuje…“.
4. Odpovědnosti a pravomoci
Co to znamená
Každý zaměstnanec by měl přesně vědět:
- Za co odpovídá – co je jeho výsledek práce,
- Jaké má pravomoci – o čem může rozhodovat sám a co musí konzultovat.
Příklad (Obchodník)
-
Odpovídá za plnění stanoveného obchodního plánu.
-
Má pravomoc poskytovat slevy do výše 5 % dle interních směrnic.
- Má pravomoc samostatně jednat s klienty o běžných obchodních podmínkách.
- Konzultuje nestandardní smlouvy s právním oddělením.
Tip:
U vyšších pozic uveď i finanční limity, pravomoci k podpisu či schválení.
5. Spolupráce a komunikace
Co to znamená
Tato část popisuje vztahy nadřízenosti, podřízenosti a spolupráce napříč firmou. Pomáhá vyjasnit, kdo komu zadává úkoly, kdo koho vede a s kým pozice spolupracuje.
💡 Doporučuji tabulku:
| Spolupracuje s | Účel spolupráce |
|---|---|
| Přímý nadřízený | Zadávání cílů, hodnocení výkonu |
| Kolegové z oddělení | Koordinace aktivit |
| Externí partneři | Komunikace se zákazníky, dodavateli |
Příklad (Obchodník)
| Spolupracuje s | Účel |
|---|---|
| Obchodní ředitel | Reporting a nastavení obchodních cílů |
| Marketingové oddělení | Příprava kampaní a propagačních materiálů |
| Logistika a sklad | Zajištění dodávek zboží |
| Účetní oddělení | Předávání fakturačních podkladů |
6. Výkonové ukazatele (KPI)
Co to znamená
KPI (Key Performance Indicators) jsou měřitelné ukazatele výkonu, podle kterých lze objektivně zhodnotit, zda zaměstnanec dosahuje výsledků. Díky nim odpadá hodnocení „pocitově“.
Příklad (Obchodník)
| Oblast | Ukazatel | Cílová hodnota |
|---|---|---|
| Obrat | Výše uzavřených obchodů | 2 mil. Kč / kvartál |
| Aktivita | Počet obchodních schůzek | 20 měsíčně |
| CRM evidence | Včasnost záznamů | 100 % |
| Spokojenost klientů | Hodnocení NPS | 90 % |
Tip:
Vyber 3–8 ukazatelů, které mají smysl pro danou roli.
Nemusí být jen číselné – může jít i o kvalitu, včasnost nebo spokojenost.
Nemusí být jen číselné – může jít i o kvalitu, včasnost nebo spokojenost.
7. Reporting a hodnocení
Co to znamená
Tady se určuje, jak často a jakým způsobem zaměstnanec reportuje výsledky a jak bude jeho práce hodnocena. Pomáhá to nastavit jasný rytmus spolupráce s nadřízeným.
💡 Doporučuji:
- uvést frekvenci (např. měsíčně, čtvrtletně, půlroční IHR),
- formu (ústně, písemně, prezentace),
- kritéria hodnocení (KPI, kvalita spolupráce, přesnost práce).
Příklad (Obchodník)
Obchodník reportuje výsledky obchodnímu řediteli měsíčně formou přehledu aktivit a obratu. Hodnocení výkonu probíhá čtvrtletně na základě plnění KPI, kvality péče o klienty a spolupráce v týmu.
8. Požadavky na kvalifikaci a dovednosti
Co to znamená
Urči, jaké vzdělání, znalosti a dovednosti jsou pro výkon práce nezbytné, a které jsou jen výhodou. Rozděl to na „tvrdé“ (hard skills) a „měkké“ (soft skills).
Příklad (Obchodník)
- SŠ/VŠ vzdělání ekonomického nebo technického směru.
- Praxe v obchodní činnosti min. 2 roky.
- Znalost MS Office a CRM systému.
- Komunikační a prezentační dovednosti.
- Orientace na výsledek, vytrvalost, samostatnost.
9. Zastupitelnost
Co to znamená
Každá pracovní náplň by měla jasně uvádět, kdo koho zastupuje při nepřítomnosti – a naopak. Zajišťuje to kontinuitu práce a předchází zmatkům.
Příklad (Obchodník)
Obchodník zastupuje kolegu z jiného regionu v případě jeho dovolené nebo nemoci, zejména v oblasti péče o klíčové zákazníky. V případě nepřítomnosti je sám zastupován obchodním manažerem regionu.
10. Produkty pozice
Co to znamená
„Produkty“ jsou výsledky, které pozice vytváří – tedy hmatatelné výstupy práce. Pomáhají definovat, co je smyslem práce, ne jen co člověk dělá.
Příklad (Obchodník)
- Získaní noví klienti a uzavřené smlouvy.
- Udržované a rozvíjené obchodní vztahy.
- Včasné a přesné reporty obchodních výsledků.
- Pozitivní zpětná vazba zákazníků.
Tip:
Piš ve stylu:
„Funkční …“, „Zajištěný …“, „Aktualizovaný …“, „Dokončený …“.
„Funkční …“, „Zajištěný …“, „Aktualizovaný …“, „Dokončený …“.
Závěrečné doporučení:
Když pracovní náplň píšeš, mysli na to, že by ji měl pochopit i člověk mimo tvou firmu. Musí být jasná, konkrétní a měřitelná – aby každý věděl, co dělá, proč to dělá a jak pozná, že to dělá dobře.
Zákoník práce nevyžaduje podpis pracovní náplně, ale doporučuje se, aby zaměstnanec potvrdil, že se s ní seznámil. Dává to právní jistotu a přehled, co kdo dělá.
💡 Doporučení:
- Vydat náplň jako samostatný dokument s podpisem obou stran.
- Revidovat ji alespoň 1× ročně nebo při větší změně role.
Příklad (obchodník):
Obchodník byl dne 5. 1. 2025 seznámen s pracovní náplní, rozumí jejímu obsahu a zavazuje se ji plnit.
Potvrzuje svým podpisem.
Závěrečný tahák:
| Krok | Co definuje | Příklad |
|---|---|---|
| 1 | Hlavní účel pozice | Proč role existuje |
| 2 | Hlavní cíle | Co má dlouhodobě dosahovat |
| 3 | Klíčové odpovědnosti | Co dělá konkrétně |
| 4 | Pravomoci | O čem může rozhodovat |
| 5 | Spolupráce | Komu se zodpovídá a s kým spolupracuje |
| 6 | KPI | Jak se měří výkon |
| 7 | Reporting | Jak a jak často se hodnotí |
| 8 | Požadavky | Co musí umět |
| 9 | Zastupitelnost | Kdo koho nahrazuje |
| 10 | Produkty | Jaké jsou výsledky práce |
Andrea Semerádová
HR manažerka
Andrej se o oblast HR zajímá už od dob vysoké školy, kde byla péče o pracovníky i tématem její disertační práce. Smysl vidí v celostním rozvoji člověka tak, aby žádná z oblastí života neprosperovala na úkor jiné. Podporuje propojení zdravého životního stylu, psychohygieny a neustálého osobního rozvoje. ,,Pokud lidem jejich práce dává smysl a naplňuje je štěstím, dají se překonat veškeré překážky“.