Hledáte způsob, jak zlepšit komunikaci napříč firmou i mimo ni? A napadlo vás, že byste mohli mít všechno pod jednou online střechou? Bez komplikací, ztracených zadání a v klidu. Tohle nemusí být jenom sen, ale realita. Náš článek vás o tom přesvědčí.
Konec chaosu ve firmě – seznamte se s eSYSTEMEM
„Dnes se společně podíváme na eSYSTEM. Dozvíte se, co to vlastně eSYSTEM je, jak se implementuje, ale i jaké funkce a nástroje nám může nabídnout. Mým hostem je Jirka Lukáš, stvořitel eSYSTEMU. Jirko, vítej. Dodal bys ještě něco?"
Natálie Doležalová, content specialistka
„Ahoj, já myslím, že si to řekla krásně. Ano, se systémy pracuji celý život, takže nějaké to moudro určitě předám. Mám také přes deset let zkušeností s eSYSTEMEM, protože se intenzivně věnuji jeho vývoji a optimalizaci. Jsem rád, že o něm můžu vyprávět, protože věřím, že se může stát cenným nástrojem pro firmy, které chtějí zefektivnit svou práci."
Jiří Lukáš, produktový manažer eSYSTEM
Nemáte čas na čtení článku?
Tak si nás pusťte do uší!
Kompletní verzi rozhovoru si můžete poslechnout zdarma na našem YouTube profilu.
Připravili jsme pro vás i textovou verzi rozhovoru
Jirko, moje první otázka. Co je to vlastně eSYSTEM?
eSYSTEM je webová aplikace, která má v zásadě tři hlavní funkčnosti. První se týká interní komunikace, která je klíčová pro efektivní fungování týmu. Druhá se zaměřuje na podporu řízení ve firmě, je prezentována hlavně komunikačním systémem. Třetí, propojující prvek, je CRM. Je to zjednodušené CRM, kde si můžete evidovat klienty a obchodní kontakty. Důležité je, že dokážete tyto kontakty propojit s úkolovacím systémem, což usnadňuje dokončení zakázek.
To je v kostce funkčnost eSYSTEMU. Mimo to tam najdete i další drobnosti, které přispívají k jeho flexibilitě a uživatelskému komfortu. eSYSTEM je vlastně nástroj, který shrnuje vše potřebné pro online řízení a komunikaci ve firmě. Umožňuje zaměstnancům přístup k důležitým informacím a funkcím na jednom místě.
Jaké hlavní přínosy po zavedení eSYSTEM přináší?
Super otázka. To je první, na co se mě při debatě ptají klienti. Za mě ta nejdůležitější a zároveň nejobecnější věc je to, že se přesune vnitřní firemní komunikace a úkolování do nějakého nástroje v online prostředí. Ono to zní banálně, ale má to spoustu konsekvencí a efektů, které se pokusím naznačit. Například, když chcete někomu něco říct, můžete ihned. Nejste omezeni časem ani prostorem.
V mnoha firmách řešíme situaci, že by zaměstnanci rádi komunikovali o úspěšných zakázkách nebo změnách, ale nemají kde. Informace se často ztrácí, a než se dostane k ostatním, může být úplně jiná. A to je problém, který eSYSTEM pomáhá řešit. Zaměstnanci ví, že existuje jeden informační bod, kam se mohou podívat, což dává smysl nejen z hlediska komunikace, ale i z hlediska sledování historie a událostí ve firmě.
Mohl bys nám popsat, jak vlastnězavedení eSYSTEMu ve firmě probíhá?
Určitě. Řekl bych, že zavedení eSYSTEMU je poměrně jednoduché. Zároveň je to proces, který by se neměl uspěchat. Máte v zásadě dvě možnosti – buď si systém vezmete s přednastavenou standardní funkčností. K tomu máme výbornou nápovědu a organizujeme podpůrné webináře, kde učíme klienty, jak se systémem pracovat.
Druhá možnost je obsáhlejší a složitější. Systém nabývá efektivity tím, že se přizpůsobí stávajícím procesům ve firmě. Je důležité nasát všechny procesy, ať už jde o vzorce komunikace, předávání úkolů, nebo vztahy mezi vedoucími a podřízenými. Podle toho následně systém upravíme. To vytváří efektivní pracovní plochy, které reflektují potřebné sdělení a funkčnosti.
Ozkoušejte si veřejné demo
Staňte se průkopníkem své firmy tím, že si eSYSTEM zavedete vlastními silami.
Proč to vlastně chceme? A proč se to máme učit?Jaké jsou ty nejčastější obavy?
Ano, zaznívá to. Ne snad jako obavy, ale spíše otázky – „Co mi to přinese? Co se změní?“. Je to změna a ta často bývá dost zásadní. Většinou přecházíme z režimu osobní komunikace nebo e-mailů do plně elektronického systému, což může být pro některé zaměstnance náročné. Každý se s tím vypořádává jinak, ať už jde o kancelářské pracovníky, nebo výrobní dělníky.
Důležité je říct, že pro běžné zaměstnance, kteří se zapojí do interní komunikace, je to změna k lepšímu bez větších komplikací. Dám vám příklad. Když zaměstnanec otevře nový komunikační nástroj, uvidí všechny důležité informace bez nutnosti cokoliv složitě hledat. Na druhou stranu pro ty, kteří musí aktivně vytvářet úkoly, může být otázka času a náročnosti na začátku trochu stresující. Tady bych však zdůraznil, že tyto úkoly zabírají jen několik vteřin a přináší dlouhodobou efektivitu, což si zaměstnanci obvykle uvědomí až po nějakém čase.
Už si to naťukl předtím, ale já bych se k té funkčnosti ještě vrátila. Jaká funkce nebo nástroj tě na eSYSTEMU nejvíce baví a je nepřínosnější pro uživatele?
Bylo by jich určitě spousta, ale když to omezíš na jedno, tak bych vyzdvihl možnost filtrování úkolů. Je to krásný nástroj, který umožňuje uživatelům shrnout a spravovat úkoly podle různých kritérií. Lze filtrovat podle typu úkolu, osoby, zadavatele úkolu nebo termínu jeho plnění. Tento přehled usnadňuje manažerský náhled a práci s daty. Přece jenom bych ale doporučil ještě jeden nástroj, a to pro porady. V dnešním světě bývá úspěšná porada často problém, ale s eSYSTEMEM lze zaznamenat její průběh, výstupy a úkoly a eliminují se zbytečná nedorozumění. Se systémem jsou porady efektivní a strukturované, což je pro všechny zúčastněné velmi přínosné.
Chcete zůstat v obraze?
Sledujte sociální sítě eSYSTEMU pro další tipy a triky, jak s ním co nejlépe pracovat.
Rozhovor zakončíme určitě takovou hezkou otázkou pro tebe. Jaké jsou tvé plány do budoucna? Jak se bude eSYSTEM vyvíjet? Věřím, že máš spoustu nápadů.
Těch nápadů je opravdu hodně a většina z nich nepochází ani tak úplně z mé hlavy. Sbíráme průběžně zpětnou vazbu od našich klientů. Každý uživatel má svůj vlastní názor na to, kam by se měl systém ubírat, a my se snažíme tyto názory spojit s našimi zkušenostmi.
Dále plánujeme vylepšení modulu rezervací, kde bychom chtěli přidat možnost rezervovat zdroje na delší dobu. Naše filozofie je jít malými, evolučními kroky dopředu než provádět revoluční změny, které by mohly systém zkomplikovat. Chceme, aby uživatelé byli stále spokojení a měli jistotu, že systém má smysl pro jejich každodenní práci.
Chceme, aby eSYSTEM zůstal jednoduchý a přehledný. Například v současné době pracujeme na zavedení sdíleného kalendáře, který by umožnil zobrazit důležité firemní záležitosti v hezkém rozhraní.
Doufám, že Vám posluchačům nebo čtenářům bude toto přiblížení našeho eSYSTEMU k užitku, že získáte nebo možná se spíš zbavíte případného ostychu z jeho zavedení. Myslím si, že tento systém patří do jednadvacátého století, takže ho minimálně alespoň vyzkoušejte, když už nic jiného.
Těším se zase příště, třeba na další rozhovor, ve kterém se podíváme na některé hlubší detaily v konkrétní oblasti, jako jsou poradní procesy, které mě opravdu nadchly.
Jiří Lukáš
Intranetový a projektový konzultant
Jirka se zabývá informačními systémy celý svůj profesní život. V eBRÁNĚ se chvilku po svém nástupu ujal role produktového manažera eBRÁNA systému a vtiskl mu tak, společně s majitelem Martinem Semerádem, svou představu o jeho fungování. Posledních 8 let se věnuje také konzultační činnosti v oblasti organizace práce a interní komunikace. Má rád horskou turistiku a otužování.