Upravit stránku

Jak vést perfektně pohovor aneb postřehy ze semináře Efektivní pohovorovací techniky

Tento měsíc jsem se zúčastnila semináře v Recruitment Academy na téma Efektivní pohovorovací techniky. Seminář vedla Romana Martincová, personální ředitelka ve společnosti Red Bull. Základní postřehy, které jsem si z perfektního celodenního kurzu odnesla, jsem pro vás sepsala do článku.

Znalosti, které využijímanažeři i personalisté

Personalistika sice není exaktní věda, ale teoretické základy ze sociologie, psychologie a výzkumných technik vám pomohou při jakémkoliv typu pracovního rozhovoru.  

Personalisté by v organizaci měli být těmi, kdo tyto teoretické informace liniovým manažerům předávají a vzdělávají je. Metod, se kterými se v rámci výběru vhodného kandidáta můžete setkat, existuje celá řada – výběrový rozhovor podle kompetencí, behaviorální rozhovor, multimodální výběrový rozhovor, stresový výběrový rozhovor, power hiring. V článku se zaměříme na nejpoužívanější metodu, kterou je tradiční výběrový rozhovor. 

Výběrový rozhovor

Pohovor je oboustranná výměna informací (ale i emocí) mezi tazatelem a dotazovaným. Nevybírá si pouze firma uchazeče, ale i uchazeč firmu. 

Úspěch rozhovoru závisí na osobnosti tazatele, jeho erudovanosti a praxi. Tazatel by měl být klidným, přirozeným a harmonickým člověkem, který je vyrovnaný a citově ustálený. Měl by především rozumět sám sobě. Musí se vyvarovat toho, aby ho příliš sugestivně neovlivnily emoční reakce a postoje tázaného člověka. Zároveň se stává reprezentantem firmy, měl by přirozeně reprezentovat její DNA a umět kandidáta energizovat a posílit jeho motivaci pracovat u vás. 

Úroveň tazatele hodnotíme podle toho, do jaké míry se mu podaří přimět člověka, aby se volně a pravdivě rozhovořil.  

Cílem personalisty je: 

  • posoudit pracovní způsobilost uchazeče (vzdělání a praxe)
  • získat hlubší informace o uchazeči (zájmy, postoje, hodnoty)
  • poskytnout uchazeči informace o organizaci a práci
  • posoudit (odhadnout) osobnost uchazeče (jeho typologii a kompatibilitu s týmem)
  • vytvořit přátelský vztah mezi organizací a uchazečem
V praxi se využívá několik technik výběrového rozhovoru: pohovor 1+1 (jeden tazatel a jeden dotazovaný), panelový (2 hodnotitelé na jednoho kandidáta), postupný (v jeden den čeká kandidáta několik kol po sobě), skupinový (kdy jsou 2-3 kandidáti najednou a odpovídají mezi sebou). 

Rozdíl mezi metodou a technikou?

Metoda je postup, který zvolíme k dosažení nějakého cíle. Technika nám říká, jakým způsobem na to půjdeme. 

Uchazeč jako vášzákazník

CVdává domněnku

Každý jsme se asi někdy setkali s tím, že nablýskané CV nemusí korespondovat s kvalitou uchazeče a naopak. Zkrátka bychom neměli dělat soudy dopředu na základě množství informací. I když se před pohovorem neubráníme vytváření předsudků, měli bychom se od tohoto hodnocení zkusit oprostit a každého kandidáta vnímat až na základě naší přímé zkušenosti s ním. 

Čas

Na pohovor si vyčleňte dostatek času. Pohovor by neměl přesáhnout jednu hodinu, u méně kvalifikovaných pozic může trvat samozřejmě kratší čas. Podle toho byste měli i plánovat návaznost schůzek v kalendáři. Pokud máte v plánu několik pohovorů po sobě, je nutné je mezi sebou oddělit, aby na sebe přímo nenavazovaly, protože hodnocení prvního kandidáta může ovlivnit naše vnímání druhého. Pokud je první super, už nebudu chtít druhého tak poslouchat. Pokud vás první rozzlobí, druhý to odnese. Je potřeba mentálně uzavřít jednoho kandidáta a připravit se na dalšího. A samozřejmě byste měli mít dostatek času na sepsání zápisu. 
 
TImemanagement pohovorů

Bezpečné prostředí

Na pohovor byste si měli zajistit klidné prostřední, kde se bude uchazeč cítit dobře a v bezpečí, aby se na sebe mohli tazatel a dotazovaný emočně napojit. Pokud máte možnost, zařiďte si ve firmě speciální pohovorovací místnost. I místnost a prostředí je rozhodujícím prvkem, kdy se kandidát rozhoduje, zda naši nabídku přijme či nikoliv. 

Jak by měla pohovorovací místnost vypadat?

  • pohodlná židle, křeslo
  • malý stoleček, který je určený pouze pro odložení drinku (velký stůl působí jako překážka mezi personalistou a uchazečem)  
  • fotky vašeho kolektivu
  • ocenění, výhry, vaše služby a produkty 

V místnosti by nemělo být nic, co by bralo vaši pozornost (tazatele ani dotazovaného). Pokud je to možné, nemějte u sebe telefon, PC, ani blok s poznámkami. Vše z toho ubírá naši pozornost a naše mozky na multitastking nejsou stavěné. Vynechte všechny rušivé elementy a věnujte svůj čas pouze druhému člověku. Zároveň dbejte na výzdobu místnosti, která za vás může sama o sobě udělat dost práce (odprezentujete firmu tak, jak sami chcete). 

Písemné poznámky si během pohovoru dělejte jenom v nutné míře. Zapisujte si až v momentě, kdy sis kandidátem potvrdíte, že správně rozumíte tomu, co řekl. 

Jak vést pohovor

Struktura rozhovoru

Plán rozhovoru musí být pružný, protože spontánní výpověď nám poskytne někdy daleko více důležitých informací než přesný postup podle předem připraveného plánu. Podle struktury vedení rozhovoru rozlišujeme: 

Recruiting není prodej, ale marketing

Pozici prodáváme na základě potřeb (princip, kterému v angličtině říkáme needs based selling). Abychom věděli, co je pro kandidáta zajímavé/důležité, musíme jeho potřeby zjistit během rozhovoru. Cílem pohovoru je najít nejvhodnějšího kandidáta, nikoliv nejlepšího. 

Ptejte se na popis minulých zážitků kandidáta. Otevřenými otázkami na situaci, úkoly, akci, výsledek a hodnocení těchto zážitků snižujeme příležitost pro stylizaci kandidátů a uvádění nepravdivých informací. Tyto otázky jsou základem behaviorálního výběrového rozhovoru. 

Nezapomeňte: Chování a jednání v minulosti je nejlepší prediktor pro chování a jednání v budoucnosti. 

Vedení pohovorua vnímání uchazeče

Na úvod bychom měli kandidáta přivítat, představit se a navodit přátelskou atmosféru. V úvodu vysvětlit průběh rozhovoru (kandidát se většinou uklidní, protože bude vědět, co ho čeká a s kým se případně potká). Následuje rozhovor s kandidátem, vysvětlení nabízené pozice, prostor pro otázky a ukončení rozhovoru s jasnými návaznými kroky po skončení rozhovoru. 

Vnímání kandidáta

Během rozhovoru byste měli vnímat obsah, formu výpovědí, ale i změny chování a emotivity vnímáte verbální i nonverbální komunikaci. Všechny tyto indicie vám pomohou zjistit, zda bude kandidát tím pravým. K tomu musí samozřejmě tazatel mít predispozice, musí být dostatečně empatický a měl by být schopný nejen poslouchat, ale hlavně naslouchat (z 60-80 % času), což je dovednost, která se dá trénovat, ale ne každý ji vnímá jako důležitou. Vedle aktivního naslouchání je důležité umět mlčet, což je uzavírací technika využívaná i v obchodu. 
Lidé v komunikaci vnímají 30 % z toho, co říkáte a 70 % z toho, jak se chováte. 
Jazyk
Naladit se na kandidáta také znamená využívat a přizpůsobit se jeho verbálnímu vyjadřování. Ke kandidátům mluvte příjemným a věcným tónem. Využívejte slovní zásobu, které bude kandidát rozumět. Pozor na emoční reakci. Měli bychom si držet odstup, dokud víme/nevíme, že kandidáta opravdu chceme (ani nepřiměřené navnadění kandidáta není vhodné – především v momentě, pokud bychom ho nakonec odmítli). Důležité je také říkat to, co je stěžejní pro danou pozici, jinak jí můžeme vzít kredit. 
Význam oslovení
Dnes se stává téměř standardem, že kandidáta oslovujeme křestním jménem a zároveň mu vykáme. Pokud chceme být kandidátovi blíž, měli bychom ho oslovovat jménem, které má rád. To zjistíte na úvod rozhovoru. Jakmile vám kandidát řekne, jaké oslovení mu je příjemné (“Jak chcete, abych vás oslovoval/a?“), můžete plynule navázat na představení základní diagnostickou otázkou: „Řekněte mi, kdo je "Anna”?“ 
Předčasné závěry

Při vnímání kandidáta si dávejte pozor na některé chyby v posuzování kandidáta. Neusuzujte na základě dojmů nebo prvního dojmu, ale na základě ověřených informací. Nenechte se ovlivnit následujícími omyly v sociální percepci: 

  • Halo efekt: tendence generalizovat dobré nebo špatné chování v jednom aspektu (jedna vlastnost zastíní ostatní). 
  • Efekt shovívavosti: na základě sympatií posuzovat celek osobnosti, dochází k přehlížení vlastností. 
  • Soukromá teorie osobnosti: má-li někdo vlastnost X, musí mít také vlastnost Y. 
  • Autoprojekce: tendence posuzovat druhého dle sebe. 
  • Figura a pozadí: přisuzování vlastností skupiny, v níž žije, pozorovanému člověku. 
Bodytelling

Naše tělo mluví za nás, stejně jako za kandidáta. Řeč těla je součástí osobnosti, o které ale příliš nepřemýšlíme. Vnímat řeč těla a uvědomovat si sílu těchto signálů je součástí emoční inteligence. Nenechte se ale ovlivnit tradičním a laickým vysvětlením některých pouček: např. že zkřížené ruce nutně znamenají nervózní, negativní nebo obranné pocity. Někdy může takový způsob sezení znamenat jenom to, že se kandidátovi tak sedí příjemně. Pokud bychom chtěli usuzovat na základě řeči těla, měli bychom si nastudovat dostatečné množství relevantních zdrojů a mít zkušenosti. 

Vyhýbejte se přehnané gestikulaci, i mimice, netrpělivého a očividného kontrolování času, odvracení se od kandidáta, neudržování očního kontaktu (na druhou stranu není dobré oční kontakt ani přehánět), samozřejmě si dejte pozor na stisk ruky a respektování osobního prostoru kandidáta. Všechny tyto věci přirozeně vyžadujete od kandidáta, tak se i vy chovejte stejně a s respektem. 

Typologie osobnosti

Každý jsme jiný, ale ne lepší nebo horší. Osvojte si základní znalosti z psychologie a psychopatologie, které vám pomohou přečíst osobnost a nedoporučit potenciálně konfliktní jedince, kteří jsou na rozhraní normálních a patologických jedinců.  Čím více budete mít zkušeností a znalostí, tím lépe budete schopni vypozorovat, zda se nejedná o jednoho z těchto vyhraněných typů osobnosti, hraničící s poruchou osobnosti:

Narcistní typ: chybí mu sebereflexe, mají sice nízké sebevědomí, ale prezentují se jako úžasní. Mají vysokou potřebu být obdivováni, malou míru empatie, mají sklony k manipulaci a nejsou schopni zvládat kritiku. 

Úzkostní typ: hodně vysávají energii, bojí se rozhodnutí, trpí sebeobviňováním, předem se vzdávají, stydí se za své i bezvýznamné selhání. Je s nimi velmi náročné pracovat. 

Pedantský typ: Popuzují ho lidé příliš optimističtí, průbojní a výstřední, rádi škatulkují, jsou zdrženliví vůči novému, v nových situacích jsou podráždění až zlomyslní. Mají ukázněné vystupování a drží se konstantních zásad. 

Agresivní typ: Jsou podezíraví, vztahovační, mají zkratové reakce, jsou netolerantní, rádi zastrašují slušnější či submisivnější jedince a mají nepřátelské postoje vůči obecně přijímaným hodnotám. 

Hystrion: jsou přehnaně emocionální a postrádají stud. Je pro ně typická teatrálnost reakcí, určitý exhibicionismus, egocentrismus, infantilita, potřeba být stále středem pozornosti – hysteričtí lidé bývají až extrémní extroverti. V řeči převládají emoce nad logikou, mají rychlá gesta a přitahuje je moc. 

Negativní typologie osobnosti

Pokud si někdy nejste jisti kandidátovou osobností (pro laika je těžké a někdy i nebezpečné vytvářet si závěry), využijte některého z diagnostických testů. Tyto testy se využívají především na vysoce seniorní pozice s vysokou mírou zodpovědnosti. 

K základní typologii osobnosti vám stačí pečlivé vnímání kandidáta, znalosti a zkušenosti. My v eBRÁNĚ využíváme barevnou typologii osobnosti, která nám pomáhá ve vytváření funkčních týmů a vytvářet obchodní výhodu. 

Monika Joska

Monika Joska

Vedoucí personálního oddělení

Monika je odpovědná za nábor a spokojenost zaměstnanců, personální marketing, ale i za chod provozu firmy. Do eBRÁNY nastoupila před 6 lety jako asistentka HR, nyní personálnímu oddělení šéfuje.  Monča je ebráňák srdcem i duší. Snaží se budovat pozitivní klima, šířit firemní hodnoty a podporovat růst firmy. Je nadšená cyklistka a pokud zrovna nezávodí, tak je buď v tělocvičně nebo tráví čas aktivně v přírodě.

Nejste si jistí, že vaše PPC reklama vydělává tolik, kolik by měla? Neutrácejte zbytečně.PPC audit zdarma

Nahoru