Magazín

Zpět na všechny články Magazínu

Jak řídit marketingové oddělení pomocí eBRÁNA systemu a nezbláznit se z toho

Karel Michálek | 12. 11. 2014

Jak řídit marketingové oddělení pomocí eBRÁNA systemu a nezbláznit se z toho

Začíná to jako romantický příběh. Svou kariéru markeťáka jsem nastartoval s představou, že si dám dvojku vína, nebo něčeho ostřejšího, a v kreativním poblouznění vymyslím ultra geniální billboard, který posadí všechny na zadek. Všichni budou nakupovat po milionech a já sklidím slávu. Tato představa se ale začala po letech rozpouštět a já jsem se seznámil s realitou… Že marketing je souznění procesního a projektového řízení, mangementu, public relations, online marketingu, uživatelského testování, business intelligence, andragogiky, strategického řízení, lídrovství, produktového managementu a znalosti produktů firmy a jejich výrobních postupů.

Uff… to je na jednoho trochu moc, ne? Nehledě na to, že když už se člověk dostane jednou za čas k OOH reklamě (Out Of Home), zjistí, že ty ultra geniální nápady z 95 % nefungují a zákazníci nakupují na základě jiných faktorů, než je sdělení na billboardu.

V marketingu musíte reagovat teď a tady

Největší výzvou markeťáka se stává to, aby se ze všeho nezbláznil. Měl jednotlivé projekty a procesy pod kontrolou, neprodělal kalhoty na nákladech a měl také přehled o návratnosti investic svých marketingových aktivit.

Někteří by mohli namítnout‚ zaveď si marketingový střednědobý program, který složíš z jednotlivých projektů ukotvených v čase a zdrojích a s měřitelnými “KáPéÍčky”. Jenže realita soudobého marketingu je jiná. Nové možnosti propagace dnes vznikají z měsíce na měsíc, konkurence se předhání s novými nápady a produkty se mění pod rukama. To se pak těžko plánuje déle než na půl roku dopředu. V současnosti je nesmírně důležité reagovat na nové podněty teď a tady s prodlevou maximálně několika dní.

Proto není moc efektivní řídit marketing firmy:

  • čistě procesně, protože jste pak málo flexibilní;
  • čistě projektově, protože projekty se neustále mění;
  • ad hoc, protože pak nebudete mít řízení vůbec pod kontrolou.

V řízení je třeba nalézt optimální vyváženou cestu. U nás v eBRÁNĚ používáme řízení marketingu s pomocí nástroje eBRÁNA system. Z mého pohledu je to pro dnešní dobu naprosto vyhovující způsob, jak mít většinu věcí pod kontrolou.

Tři základní pilíře marketingu pod kontrolou

1. Marketingové procesy

Procesy nastavujeme u věcí, které se opakují, nebo to u nich očekáváme. V eBRÁNĚ je to například obsahová strategie našeho magazínu, ve kterém každých 14 dní publikujeme jeden článek. Proces máme popsaný zhruba takto:

  1. Vybrat z edičního plánu aktuální téma.
  2. Najít k tématu odborného garanta a copywritera.
  3. Zadat odbornému garantovi sepsání článku.
  4. Předat napsaný text copywriterovi ke korekturám.
  5. Schválit článek redakční radou.
  6. Nasázet článek do webového editoru.
  7. Publikovat článku.
  8. Propagovat článek na sociálních médiích.

Celý tento proces chceme vždy zvládnout v dotaci 8 hodin a v předem stanoveném termínu. A právě část pro řízení projektů a úkolů eBRÁNA systemu nám v tom velice pomáhá.

  • Pracovník zodpovědný za daný proces vytvoří v online aplikaci Aktivitu, tedy něco jako elektronický úkol. K aktivitě přiřadí nákladovou zakázku (na kterou se vážou veškeré výkazy práce a externí náklady - nákupy médií apod.), dále k ní přiřadí termín, do kdy má být článek hotový a zapisuje hodinovou dotaci na napsání článku.
  • Aktivitu předává odbornému garantovi, který napíše článek. Svůj text pak přiloží k aktivitě jako soubor. Vykáže si čas, který na článku reálně strávil (výkaz práce) a předává aktivitu na copywritera.
  • Copywriter edituje přiložený text, také si vykazuje práci a předává upravený text v aktivitě redakční radě ke schválení.

Komunikace ve formě poznámek u jedné aktivity Komunikace ve formě poznámek u jedné aktivity.

Proces dále pokračuje po daných krocích a pod dohledem kompetentních osob, dokud není všechno hotové. Před finálním uzavřením daného procesu nakonec zkontrolujeme kvalitu, dodržení termínu a nákladové normy.

2. Marketingové projekty

Když opomenu fakt, že projekt vzniká na základě nějakého briefu, projektového rámce a zadání, postup máme v eBRÁNĚ podobný jako u marketingového procesu.

  • Markeťák zodpovědný za projekt zakládá hlavní aktivitu, které sdružuje všechny další „podaktivity“. Vpisuje do ní zadání, definuje délku projektu a k aktivitě přiřadí nákladovou zakázku, ve které se počítají náklady stejně jako v předchozím případě.
  • V podaktivitách zakládá dílčí kroky projektu, které mají opět své termíny, zdroje, zodpovědné pracovníky a konkrétní popis činností. Pracovníkům se tyto jednotlivé aktivity zobrazí v systému v momentě, kdy je mají řešit.
  • Markeťák zodpovědný za projekt může průběžně sledovat, které části projektu jsou splněné, v jakých nákladech a termínech.

Máme vyzkoušené, že se takto dají řídit i opravdu velké projekty v rozsahu tisíců pracovních hodin.
Seznam podřízených aktivit jedné hlavní aktivity Seznam podřízených aktivit jedné hlavní aktivity.

3. Ad hoc úkoly

Už jsem zmínil, že na marketingu často řešíme i věci, které nejsou podchyceny ani v procesech, ani v projektech. Tyto věci ale musíme mít pod kontrolou, jinak se stanou největším a nejméně kontrolovaným žroutem peněz a času. Jsou to například případy, kdy se z ničeho nic zjeví generální ředitel s požadavkem, na který už včera bylo pozdě.

Tady není nic jednoduššího, než založit aktivitu, popsat úkol a řídit se například metodikou GTD (Getting Things Done). Tyto aktivity si přiřadíme do inboxu, roztřídíme je, delegujeme nebo sdružujeme do větších projektů. eBRÁNA system mi pomáhá tím, že si můžu filtrovat aktivity na ty, které sám aktuálně řeším, nebo na ty, u kterých čekám na reakci třetí strany. A přitom si můžu lehce kontrolovat termíny, náklady apod.
Náhled na vytvořenou aktivitu. Náhled na vytvořenou aktivitu.

V čem mi eBRÁNA system v marketingu nejvíc pomáhá?

Pro mě jako markeťáka je eBRÁNA system skvělý v tom, že mě nezatěžuje přílišnou agendou. Můžu ho využívat v takovém rozsahu, který mi vyhovuje. Pro různé typy úkolů můžu používat jeden homogenní systém, což je pro mě výhodnější než kombinovat několik různých typů systémů pro řízení marketingu.

S lehkou nadsázkou můžu konstatovat, že díky eBRÁNA systemu jsem se ještě nezbláznil :)


V článku jsme zmínili tyto hlavní komponenty eBRÁNA systemu:

  • Úkoly - umožňují zakládat úkoly, delegovat na kolegy, propojovat s výkazy a kalendářem
  • Plánování - projekt si rozložíte do dílčích aktivity, naplánujete termíny i časovou dotaci
  • Měření -  můžete sledovat pracovní tempo svých zaměstnanců i nákladovost
  • Výkazy práce - sledujete skutečnou časovou náročnost úkolů

Zajímá vás víc?

Podívejte se na krátké, dvouminutové video představující souhrnně funkce eBRÁNA systemu.

Nebo si přečtěte některý další článek z našeho blogu o řízení firmy.



© 2016, eBRÁNA s.r.o. – všechna práva vyhrazena

Prohlášení o přístupnosti | Podmínky užití | Ochrana osobních údajů | Mapa stránek

Webové stránky vytvořila eBRÁNA s.r.o. | Vytvořeno na CMS WebArchitect | SEO a internetový marketing | XHTML 1.0 | CSS 3

Nahoru ↑